Bescheinigt: MS SharePoint als revisionssicheres eArchiv mit dem free-com AuditProof Add-on

Wien (OTS) - Ein aktueller Bericht des renommierten Wirtschaftsprüfungs- und Beratungshauses KPMG AG bescheinigt, dass Microsoft SharePoint in Kombination mit dem AuditProof Add-on der free-com Gmbh zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Österreich und Deutschland von elektronischen Rechnungen und anderen relevanten Dokumenten eingesetzt werden kann.

Microsoft SharePoint wird von vielen Unternehmen als Dokumentendrehscheibe und Plattform zur Zusammenarbeit genutzt. Die Möglichkeit, die weit verbreitete MS-SharePoint Plattform auch zur revisionssicheren Ablage von elektronischen Dokumenten und Belegen verwenden zu können, bietet Unternehmen neue Möglichkeiten zur Konsolidierung ihrer Systemlandschaften und damit zusätzliches Einsparungspotential. Die Prüfung der Konformität von AuditProof wurde von KPMG nach dem Prüfungsstandard IDW PS 880 durchgeführt und dokumentiert.

AuditProof eArchive

AuditProof eArchive ist ein Software Add-on, dass sowohl für Microsoft SharePoint Server als auch für die freie SharePoint Foundation verfügbar ist. Es wird ergänzend zu Microsoft SharePoint installiert und sorgt danach dafür, dass wichtige, für ein eArchiv notwendige Compliance Richtlinien eingehalten werden. Änderungen an der Konfiguration bzw. den Benutzerberechtigungen werden automatisch dokumentiert und müssen nach dem 4-Augen-Prinzip von einer zweiten Person bestätigt werden. Um nachweisen zu können, dass ein archiviertes Dokument nicht verändert wurde, werden die Dokumente mit digitalen Signaturen und qualifizierten Timestamps versehen. Durch die Verifikation der Signatur bei einem Audit kann sichergestellt werden, dass ein Dokument nicht manipuliert und damit authentisch ist. Die notwendigen organisatorischen Maßnahmen werden dadurch deutlich reduziert und es wird keine zusätzliche Compliance Hardware (WORM) benötigt.

Das AuditProof Add-on kommt zum Beispiel bei der Mayr-Melnhof Karton AG zum Einsatz. Dabei wurden aus einem Altsystem mehrere Millionen Dokumente in das neue System importiert. Viele verschiedene ERP Systeme liefern täglich hunderte zu archivierende Dokumente, die mit Hilfe einer Middleware automatisch samt Indexdaten revisionssicher abgelegt werden.

http://www.free-com.at/sharepoint/auditproof-das-earchiv-add-on/

free-com GmbH

Die free-com GmbH ist ein im Jahr 2000 gegründetes, in Wien ansässiges Beratungs- und Softwareunternehmen. Der Dienstleistungsschwerpunkt liegt dabei auf den Microsoft Produkten Dynamics AX im ERP Umfeld sowie der SharePoint Plattform im ECM und Collaboration Bereich. Die nahtlose Integration von SharePoint in verschiedene ERP Systeme (z.B.: SAP, MS Dynamics NAV, Infor) spielt dabei eine wesentliche Rolle. Ergänzt wird das Portfolio schließlich durch den von free-com entwickelten AuditProof Compliance Manager:
eine Serie von SharePoint Add-ons die Unternehmen hilft, einfach notwendige Compliance Richtlinien einzuhalten. Zu den Kunden von free-com zählen sowohl international tätige Industrieunternehmen, wie die Mayr-Melnhof Karton AG, als auch kleinere und mittelständische Unternehmen.

http://www.free-com.at/kontakt/

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