IT - Always change a running system

Wien (OTS) - Jedes Jahr rund um den Jahreswechsel wiederholt sich das Spiel: Es wird bilanziert, konsolidiert und geplant. Unzählige Tabellen und selbst konstruierte Excel-Sheets werden produziert, zusammengefügt, verglichen, berichtigt, verworfen und neu gemacht. Einzelne falsche Formeln können stundenlanges Fehlersuchen mit sich ziehen. Ganze Abteilungen sind völlig ausgelastet und haben keine Kapazitäten für andere Projekte und Aufgaben. "Es ist unglaublich, was wir in der Praxis immer noch für komplizierte und zeitaufwendige Systeme erleben", wundert sich Oliver Krizek, CEO der NAVAX Unternehmensgruppe. "Und das interessante daran ist: Kaum sind Bilanzierung und Planung abgeschlossen, scheint jeder vergessen zu haben, wie komplex es war und welcher enorme Aufwand dahinter gesteckt hat. Es ist schade, dass Unternehmen durch solche sich wiederholenden Szenarien nicht auf die Idee kommen etwas am System zu verändern", ergänzt Krizek. Dabei ist das Motto "never change a running system" die wohl schlechteste Devise in der IT-Welt. "Oft sind Unternehmen überrascht, wie einfach, intuitiv und vor allem zeitsparend aktuelle IT-Lösungen sind. Hier gilt es noch, viele Vorurteile abzubauen", berichtet Krizek aus seiner Praxiserfahrung.

Funktionieren alleine reicht nicht

Die meisten Unternehmen wissen genau, was mit den bisherigen Lösungen nicht oder nur unzureichend funktioniert. "Die Mitarbeiter gewöhnen sich daran, dass etwas nicht so funktioniert, wie sie es benötigen. Dazu kommt, dass ihnen vom bestehenden Software-Partner oft glaubhaft vermittelt wird, dass auch andere Software-Lösungen nicht mehr können", weiß Krizek. Oft wurden auch große Summen an Lizenzen und Dienstleistung investiert. Daher muss die Software nun jahrelang eingesetzt werden, auch wenn sich die Mitarbeiter mit selbst entwickelten Notlösungen behelfen müssen und einige Funktionen schlicht nicht funktional sind. Aufwändig zu bedienende Lösungen werden aber jährlich zu einer größeren zeitlichen Belastung und sind abhängig vom Wissen einiger weniger Mitarbeiter. Die Zeit nach der Bilanz ist daher der ideale Zeitpunkt, sich mit alternativen, schnellen Lösungen zu beschäftigen. "Um Unternehmen zu zeigen, welche enormen Fortschritte es bei der Software zur Unternehmens-Steuerung gibt, zeigen wir unsere Lösungen am liebsten live bei den Interessenten - am besten mit deren Daten und Ursprungssystemen," erklärt Oliver Krizek.

Von der Planung bis hin zum Controlling

Voraussetzung für eine ideale Lösung zur Unternehmens-Steuerung ist ein Pflichtenheft mit einer detaillierten Beschreibung der benötigen Prozesse. Idealerweise bindet man dazu die Mitarbeiter ein, die auch in Zukunft mit der Software arbeiten werden. Damit umgeht man von Vornherein etwaige Fallen und erreicht eine hohe Akzeptanz für die neue Lösung. "Die Beschäftigung mit den Unternehmens-Prozessen ergibt gleichzeitig Potenzial für Optimierungen der internen Abläufe", erklärt Krizek. Erst an Hand dieses Pflichtenheftes kann die ideale Softwarelösung gewählt werden. "Der Trend geht eindeutig in Richtung einfach zu bedienender Systeme. Man hat gelernt das Information in zu rauen Mengen keine Verwendung findet und den Blick auf das Wesentliche verwischt. Auf jeden Fall gibt es heute für jede Firma eine Lösung, die vom Umfang und von den Kosten zu ihr passt!" meint Oliver Krizek abschließend.

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