Projektmanagement für Erwachsene

Es lässt sich mit einem Satz beschreiben: Rechtzeitig darauf schauen, was zu tun ist, wenn etwas passiert. Mit anderen Worten: Vorausschauendes Risikomanagement.

Wegweiser auf Ziegelsteinwand mit Risiko und Sicherheit

Was sind Risiken? Es sind zukünftige Ereignisse, die eintreten können und damit auf Kosten, Ergebnis oder Verlauf eines Projekts Auswirkungen hätten. Wohlgemerkt positive oder negative, obgleich üblicherweise meist nur die Schädlichen betrachtet werden.

Natürlich kann auch ein Projekt, das durch ein bestimmtes Ereignis früher fertig wird, für eine Organisation ein Risiko sein – könnte sie damit entsprechend umgehen und das Produkt ihren Kunden rasch zur Verfügung stellen?

Zugegeben, dieses Ergebnis ist im Projektgeschäft eher selten, gerade deswegen ist es ein gutes Beispiel für die notwendige Herangehensweise, durch Brainstorming im Team wesentliche Risiken zu erfassen: 

  • Ihre Ursachen
  • Ihre Auswirkungen
  • Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Eintrittsindikatoren

Sie in Zeit und Geld zu bewerten, den erstellten Risikoplan mit möglichen Maßnahmen und vorausschauenden Aktivitäten zu hinterlegen, die damit Teil des Gesamt-Projektplans werden, von dem Profis wissen, dass er nicht nur aus einem Balkenplan besteht, um ein komplexes Vorhaben gesamthaft steuern zu können.

“Schlechte Dinge, die sich ereignen können (Risiken), ausdrücklich zur Kenntnis zu nehmen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu treffen, ist ein Zeichen von Reife” (Tom DeMarco)

Wer kennt nicht solche typischen Ereignisse, wie:

  • Unrealistischer Zeitplan
  • Inflation von Anforderungen
  • Spezifikationskollaps
  • Geringe Produktivität
  • Fluktuation von Mitarbeitern

Nicht umsonst ist „die Fähigkeit, bereits vor dem Frühstück an sechs unmögliche Dinge zu glauben, wahrscheinlich in keinem Job der Welt so sehr ein Bestandteil des Anforderungsprofils wie im Softwareprojektmanagement.” (Tom DeMarco).

Beispiel: Zeitplan

Dass der frühestmögliche Zeitpunkt, zu dem ein Projekt fertig werden kann, als Endtermin festgelegt wird, soll schon in den besten Familien vorgekommen sein. Wahrscheinlichkeit für das Einhalten des Termins: 0 Prozent. Der Fachterminus dafür: Nano-Prozent-Datum.

Allerdings werden im Projektumfeld solche Aussagen oftmals nicht entsprechend quantifiziert. Sie werden als Konstanten wahrgenommen, obwohl der dazu gehörende Wahrscheinlichkeitsgrad als notwendige Relativierung fehlt.

Der Termin kann mit einer Wahrscheinlichkeit von 30 – 50 Prozent gehalten werden“ weckt nun mal andere Erwartungen als nur ein genanntes Datum, das kaum ausgesprochen, bereits zum Fixstern mutiert.

Time management

Risikomanagement

Natürlich ist für Risikomanagement ein gewisser Reifegrad in der anzuwendenden Organisation notwendig, sonst wird man nicht nur zum Rufer in der Wüste, sondern zum Narren am Projektschiff, was wohl die meisten instinktiv zu vermeiden suchen. Aber auch in einem weniger geeigneten Umfeld lassen sich Methoden wie Risikodiagramme oder die eine oder andere Risikosimulation anwenden. Und wer, wenn nicht der Projektmanager, ist dafür verantwortlich, für einen realistischen Projektplan zu kämpfen.