IT als Motor des digitalen Wandels zum Büro 4.0

Neben der vierten industriellen Revolution gewinnen in Zukunft auch digitale Geschäfts- und Dokumentenprozesse – Stichwort Büro 4.0 – an Bedeutung. Dabei haben sich in den letzten Jahren insbesondere die Inputprozesse, die sowohl die Entgegennahme, Erfassung und Verteilung, als auch die Lagerung, Archivierung und Vernichtung von Daten und Dokumenten umfassen, verändert. Hybride Dokumentenprozesse für physische und elektronische Eingangsformate werden künftig noch stärker in unsere Arbeitswelt Einzug halten. Intelligente IT-Lösungen werden in zukunftsorientierten Unternehmen die notwendigen technischen Voraussetzungen für diese digitale Transformation bieten müssen. Denn Unternehmen lassen heute beim Input und der Verarbeitung von Geschäftsdokumenten noch enormes Potenzial liegen, wenn digitale Daten, beispielsweise E-Mails und ihre Anhänge, und physisch vorhandene Unterlagen, wie etwa Briefpost oder Faxe, nicht zusammengeführt werden. Speziell Produktionsbetriebe mit hochautomatisierter Fertigung oder Lagerhaltung und Logistiker sind gefordert, horizontal extrem vernetzte Background-Prozesse durch IT-gestützte Lösungen zu optimieren.

Datenflut als Herausforderung für die IT

Mit einem Beispiel aus dem Bereich der Telekommunikation lässt sich die Situation verdeutlichen: Durch die Übernahme von Orange hat sich der Kundenstock des Mobilfunkunternehmens Hutchison Drei Austria, und damit auch die Dokumentenmenge an Formularen, Verträgen, Rechnungen und Kundenkorrespondenz, schlagartig erhöht: Zählte man im Jahr 2012 rund 1,1 Millionen Kunden und circa 280.000 digital verarbeitete Dokumente, so waren es 2015 bereits 3,7 Millionen Kunden und circa 720.000 Dokumente. Innerhalb von drei Jahren ist die Datenflut damit um satte 257 Prozent gestiegen. Um das stetig wachsende physische und elektronische Datenaufkommen zu bewältigen, ist in vielen Branchen die umfassende Digitalisierung aller Prozesse bereits notwendige Realität geworden.

Hybride Dokumentenprozesse gefragt

Hybride Dokumentenprozesse, die wie ein Trichter sowohl physische als auch elektronische Inputformate erfassen und zu einem gemeinsamen, digitalen Datenstrom verarbeiten, unterstützen Unternehmen dabei, schneller und effizienter zu arbeiten. In der Regel sind die IT-Lösungen für solche Prozesse so aufgesetzt, dass sich daraus eine Zeit- und Kostenersparnis in Verbindung mit einer besseren Kontrolle des Informationsflusses im Unternehmen ergibt: Durch die automatisierte Klassifizierung der Inhalte aller eingehenden Dokumente und durch intelligente Verteilsysteme landen stets die richtigen Dokumente in den Posteingängen der zuständigen Mitarbeiter. Dadurch werden Geschäftsfälle und die Kundenkommunikation nicht nur beschleunigt, sondern auch nachvollziehbarer. Schlankere Abläufe setzen zudem wichtige Ressourcen für das Kerngeschäft des Unternehmens frei.

Um weiterhin erfolgreich zu sein, sind Unternehmen jetzt gefordert, ihre strategische Ausrichtung und ihre Geschäftsprozesse an die Herausforderungen der Zukunft anzupassen. Denn wer sich heute rechtzeitig darauf einstellt, wird zu den Gewinnern von morgen zählen.