Intelligente Social Software: Was kann schöner sein als Emails?

Kollaboration durch Enterprise Social Software wird intelligent, personalisiert, und integriert.

Jeder nutzt die beliebteste „Social Software“ der Arbeitswelt: Emails. Jeden Tag verbringen Mitarbeiter bis zu 4 Stunden mit dem Lesen und Schreiben von Emails. Es ist paradox: gerade wenn viel kommuniziert wird, geht der Inhalt unter.

Unternehmen begegnen dem Problem durch eine Änderung der Kommunikations-Kultur und Werkzeugen, die als „Enterprise Social Software“ bezeichnet werden. Anstatt per Email werden Diskussionen, Fragen und Projektkommunikation in benutzerfreundlichen Online-Plattformen abgewickelt und damit die Kommunikation an einem Ort fokussiert. Doch jedes Werkzeug löst das Problem auf eine andere Art – was ist für welchen Zweck geeignet und auf was soll man achten?

Die Generation „3 Plus“
PriceWaterHouseCoopers beschreibt in einem Technology Forecast (Q3/2011) die „Generation 3 Plus“ der Collaboration Tools. Der Schritt vom Email-Overload hin zu Social Software gelingt durch benutzerfreundliche Tools, die einen Produktivitätsgewinn bringen.

* Die erste Generation sind soziale Netzwerke und Informationsverteilung.
* Als zweite Stufe kommen Informationsobjekte aus bestehenden Enterprise Anwendungen hinzu.
* In der dritten Stufe werden Nachrichten möglich, die auch aus bestehenden Enterprise-Anwendungen kommen.
* Erst in der letzten Stufe „3 Plus“ wird der Produktivitätsgewinn maximal: Nachrichten werden personalisiert gefiltert und priorisiert und gezielt relevante Information aufgezeigt.

Die Herausforderung ist es also, das Relevante in der Kommunikation zu finden. Dazu werden die Nachrichten nach dem Arbeitskontext der MitarbeiterInnen sortiert. Stellt jemand etwa einmal die Frage nach der „Preispolitik beim Direktvertrieb“, leitet das System diese nur an ExpertInnen auf dem Gebiet weiter. Wird die Frage ein zweites Mal gestellt, wird eine existierende Antwort automatisch gefunden.
Diese Herausforderung können Anbieter nur durch Integration vieler Datenquellen lösen.

Technische Möglichkeiten der Generation 3 Plus
Auf dem „Enterprise Social Software meets Semantic Web“-Meetup in Wien im November 2011 (http://ow.ly/8pP98) wurde klar, dass diese Integrationshürde zu „3 Plus“ durch intelligente semantische Enterprise Social Software leichter genommen werden kann. Ein Beispiel: die Antwort zur Frage nach der „Preispolitik“ kann auch „Preisdirektive“ sein — semantische Software ist in der Lage, diese Mehrdeutigkeiten aufzulösen. Genauso ist es relevant, über welche Produkte und Kunden im Unternehmen gesprochen wird und welche Mitarbeiter in welchen Bereichen kompetent sind.  Die darunterliegenden statischen Strukturen müssen bisher teuer per Hand gepflegt werden. Semantische Enterprise Social Software dagegen passt sich schnell an die jeweiligen Inhalte an.

Eines der vorgestellten Produkte ist Refinder, eine intelligente semantische Kollaborationssoftware für Teams um Daten intern und extern zu kommunizieren. Es kann auf http://www.getrefinder.com getestet werden. (Disclaimer: Refinder ist ein Produkt des Autors.)

Den Mitarbeitern wird damit ein Werkzeug in die Hand gegeben, das den Informationsfluss im Unternehmen gezielt filtert und damit effektiv nutzbar macht.

McKinsey fand 2010 in einer Studie dass durch die Einführung von Social Media

* 10-15% der Kommunikationskosten durch selbständiges „Sharing“  gespart werden,
* neue MitarbeiterInnen auf 20-30% mehr Expertise zugreifen und
* die Suche nach Information um 30% beschleunigt wird.

Nebenbei werden die MitarbeiterInnen auch zufriedener: nach einer Deloitte Studie kündigen im Durschnitt 17% der Mitarbeiter, sind sie durch Enterprise Social Software verbunden sind es nur 2% (http://ow.ly/8pQVM).

Da semantische Systeme mit beliebigen Informationen umgehen können (etwa durch den RDF Standard), sind sie die ideale Grundlage, um Daten aus verschiedenen Enterprise-Systemen (Projektmanagement, Produktdatenbank) zu sammeln und zu filtern — wodurch ESS weit über „Facebook for the Enterprise“ hinausgeht.

Die Unternehmenskultur wandelt sich mit: Ginni Rometty, die neue Direktorin von IBM, benutzte das IBM-interne Social Network, um ihre Vision fürs Jahr 2012 per Videobotschaft zu kommunizieren (http://t.co/FMuWvPNy). Das Video verbreitete sich viral innerhalb des ganzen Unternehmens, die Nachricht kam an. Ohne Email.