Housekeeping im Cloud-Office

Ein massenhafter Umzug ist gerade im Gange; zahllose Unternehmen ziehen mit ihrem gesamten Office-System in die Cloud. Bis 2022 wird die Mehrheit der Unternehmen (60%) diesen Umzug hinter sich haben und mit Cloud-Office-Lösungen arbeiten. Aber auch dieses neue „Büro“ muss effizient und kostengünstig verwaltet werden. Was also müssen „Housekeeping-Services“ für Cloud-Office-Systeme leisten?

Die Anzahl der mobilen Endgeräte, mit denen Mitarbeiter auf Unternehmensdaten zugreifen, steigt. Gartner prognostiziert, dass bis 2016 an die 310 Milliarden mobile Apps heruntergeladen und bis 2018 die Anzahl der mobilen Arbeitskräfte bedingt durch die enorme Anzahl an mobilen Endgeräten doppelt so hoch sein wird. Angesichts dieser Entwicklungen stellt sich die Frage: Warum sollte im Unternehmen Kommunikation und Groupware weiterhin on premise gemacht werden, warum der Email-Server lokal stehen, wenn der Großteil der Mitarbeiter längst mobil arbeitet? Viele Unternehmen haben diese Frage mit ihrem Umzug in die Cloud bereits beantwortet. Andere, die immer noch mit lokalen Server-Umgebungen arbeiten, werden in den nächsten Jahren ebenfalls den Umzugswagen bestellen.

Damit geht einher, dass der Webbrowser zur dominierenden Betriebssystem-unabhängigen Drehscheibe für Office- und andere eingesetzte Anwendungen wird. Rasch stoßen Mitarbeiter bzw. Unternehmen dabei an die eigenen Grenzen. Wie eine aktuelle Matrix42 Studie unter mehr als 1.000 Unternehmen belegt, nutzen bereits jetzt schon mehr als die Hälfte aller Unternehmen in der DACH-Region 10 oder mehr SaaS- und mobile Applikationen aus der Cloud. 23 % der befragten Unternehmen gehen zudem davon aus, dass der Einsatz von SaaS-Anwendungen in den nächsten 12 Monaten stark zunehmen wird.

Wer merkt sich schon so viele Login-Daten?

Diese Entwicklung führt bei Mitarbeitern und Unternehmen rasch zu Problemen. Die Anwender müssen sich zu viele unterschiedliche Kennwörter und Nutzerkennungen merken. Hinzu kommt, dass es für klassische Anwender schwierig ist, alle für die Arbeit erforderlichen Web-Adressen zu behalten. Amerikanische Analysten bezeichnen diesen Zustand bereits als „URL-Madness“. Gleichzeitig wird die Benutzerverwaltung in den unterschiedlichen SaaS-Anwendungen für die IT immer komplexer und unübersichtlicher. Erschwerend kommt hinzu, dass kaum noch zwischen geschäftlicher und privater Nutzung differenziert wird.

Housekeeping mit Identity- und Access-Management-Lösungen

Die zunehmende Menge an Endgeräten und Anwendungen zu managen, stellt eine große Herausforderung für die Unternehmen dar. Die technologischen Möglichkeiten sollen die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen und sie nicht ins Login- und Webadressen-Nirwana versetzen. Sie sollen möglichst einfach nutzbar sein, gleichzeitig aber die Anforderungen an die Sicherheit und Verwaltbarkeit erfüllen. Unternehmen bzw. deren IT-Abteilungen müssen in der Lage sein, einem neuen Mitarbeiter rasch alle notwendigen Anwendungen auf all seinen Geräten zur Verfügung zu stellen. Sie müssen aber auch gewährleisten, dass User schnell gesperrt werden und die Datensicherheit gewahrt bleibt, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. All diese Anforderungen sind ohne zentrales Tool kaum zu bewältigen. Moderne Identity- und Access-Management-Lösungen bzw. moderne Workspace-Management-Lösungen unterstützen hier umfassend. Sie gewährleisten, dass der Umzug in die Cloud reibungslos funktioniert und der Alltag optimal läuft.

Persönliche Workspaces für Mitarbeiter

Moderne Workspace Management Systeme ermöglichen die Verwaltung der „Arbeitsplätze“, also der verschiedenen Geräte und Anwendungen, die Mitarbeiter im Einsatz haben. Sie stellen den Mitarbeitern ihren eigenen persönlichen Workspace zur Verfügung. Daraus ergibt sich bereits eine der wichtigsten Anforderungen an eine solche Lösung: Ein Mobile Device Management muss dabei sein. Mobile Geräte müssen nahtlos in das System integriert werden können, sodass problemlos mobile Apps verteilt, aber auch Device-Compliance-Prüfungen und das Lizenzmanagement durchgeführt werden können. Zudem muss eine solche Lösung auch als Identity- und Access-Management fungieren. Und nicht zuletzt sollte eine solche Lösung unkompliziert in eine bestehende IT-Infrastruktur integrierbar sein und geringen Administrationsaufwand erfordern. So kann Housekeeping für Cloud-Office zeit- und kosteneffizient funktionieren.