Digitale Personalakte in der sicheren Cloud

Die papierbasierte Personalakte verursacht hohe Kosten und unnötigen Aufwand. Unternehmen und Organisationen, die ihre Personalakten digitalisieren, können aber noch einen Schritt weitergehen, indem sie ihre Akten in eine Private- oder Public-Cloud-Umgebung transferieren. Unter bestimmten Voraussetzungen lässt sich hier ein ebenso hohes Maß an Sicherheit gewährleisten wie in einer hauseigenen IT-Anlage.

Die Digitalisierung macht auch vor Aktenarchiven nicht halt. Papierbasierte Personalakten etwa lassen sich nur schlecht auffinden, durchsuchen, mit Anmerkungen versehen und auf einem aktuellen, konsistenten und vollständigen Zustand halten. Das Ablagesystem, der Raumbedarf, das Retrieval und der Transport zwischen Abteilungen verursachen Kosten, die sich durch Digitalisierung vermeiden lassen. Dabei ist es gleichgültig, ob die Akten zentral oder dezentral archiviert sind.

Die Zukunft ist papierlos

Die Digitalisierung stellt ein mittelständisches Unternehmen vor ein weiteres Problem: Die Verwaltung und Archivierung von digitalen Personalakten muss mit einer IT-Lösung realisiert werden, für die eine hauseigene IT-Infrastruktur zu schaffen ist. Diese muss beschafft, dafür vorbereitet, getestet und bereitgestellt werden, die IT-Mitarbeiter müssen die Einführung der Softwarelösung strukturieren, testen und vornehmen. Das bedeutet besonders für ein mittelständisches Unternehmen erneut einen erheblichen Aufwand an Zeit, Kosten und Personal. Dieser Aufwand lässt sich vermeiden.

Sicherheit auf allen Ebenen

Abhilfe schafft eine Software-Lösung für Aktenverwaltung, die das Unternehmen aus der Cloud abonniert, also aus dem Rechenzentrum eines Dienstleisters. Dieser hält die Lösung mit seiner eigenen IT-Infrastruktur vor und ermöglicht eine kurzfristige Inbetriebnahme. Sie ist stets in ausreichendem Maße verfügbar und lässt sich bei Bedarf leicht erweitern.

Es gibt zahlreiche Vorbehalte hinsichtlich der Sicherheit der Cloud-Nutzung. Deshalb muss im Hinblick auf die Datensicherheit sichergestellt werden, dass keine unbefugten Personen Einblick in die sensiblen Daten der Mitarbeiter erhalten. Eine zwingende Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einem SMS-PIN (wie beim Online-Banking) oder E-Mail-PIN erhöht die Sicherheit bei der Anmeldung, ein Single-Sign-On-Verfahren wiederum die Akzeptanz der Lösung. Dass die Datenübertragung auf der ganzen Strecke verschlüsselt ist, sollte selbstverständlicher Bestandteil der Dienstgütevereinbarung (SLA: Service Level Agreement) zwischen Nutzer und Dienstleister sein.

Datenhaltung in Europa

Der Speicherort der Kundendaten betrifft sowohl Public als auch Private Cloud. Um gesetzliche Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Speicherort erfüllen zu können, sollte der Nutzer auf eine Datenhaltung und -verarbeitung im jeweiligen Inland, zumindest aber innerhalb Europas achten. Bei einer Private Cloud, die beispielsweise als eine hochverfügbare Appliance aus zwei gespiegelten Servern im eigenen Rechenzentrum betrieben wird, bleiben die Daten natürlich im eigenen Haus. Spezialisierte Cloud-Anbieter bieten solche Appliances zum Betrieb einer Private Cloud als customer-managed- oder fully-managed-Lösung an.

Fazit

Eine digitale Personalakte aus der Cloud bietet nicht nur die gleichen Leistungsmerkmale wie eine im eigenen Haus betriebene Softwarelösung, sondern enthebt den Kunden auch des Aufwands, eine eigene IT-Infrastruktur aufzubauen, zu pflegen und zu bezahlen. Die Tage der Papierablage sollten somit auch bei kleineren und mittelständischen Betrieben gezählt sein.