Die Illusion noch lange auf Aktenbergen sitzen zu können

Die Welt wird immer digitaler

Der Vorstellung Arbeiten und Prozesse digital zu erledigen, stehen heute manche Unternehmen nach wie vor skeptisch gegenüber. Besonders in Personalabteilungen ist das Thema eigentlich kein Thema. Sie arbeiten mit hochsensiblen Daten, die es zu schützen gilt. Diskretion steht dabei an erster Stelle. Gleichzeitig lässt sich aber der Trend erkennen, HR-Abteilungen als Business Partner zu etablieren. Heute sind Personalabteilungen oftmals budgetär (noch) als Supportorganisation geführt und hinter den wertschöpfenden Kernprozessen des Unternehmens gereiht. Daher werden Projektvorhaben wie die Digitalisierung oft stiefmütterlich behandelt, obwohl Personalabteilungen nicht überbesetzt sind und daher oft nur reagieren können, anstatt zu agieren. Ein Punkt, der durch eine digitale Personalakte sicher verbessert werden kann, denn laufen Routinetätigkeiten automatisch ab, bleibt einfach mehr Zeit für die Kernaufgaben und die Weiterentwicklung.

Ein Blick lohnt

Warum sollten sich Organisationen näher mit dem Thema beschäftigen?
Erstens bringt eine digitale Personalakte mehr Vorteile, als auf den ersten Blick ersichtlich ist.
Im Kern legt die digitale Personalakte die Basis für ein modernes, fortschrittliches Personalwesen und unterstützt den Weg zur HR Business Partnerschaft. Sie dient der geordneten Abwicklung von dokumentbasierten Personalprozessen, wo nur berechtigte Personen auf die für sie relevanten Informationen Zugriff haben.
So ist es in digitalen Personalakten einfacher nach Skills von Mitarbeitern zu suchen als sich von Fachabteilung zu Fachabteilung durchzufragen. Kürzlich las ich dazu einen Artikel über ein deutsches Unternehmen, das pensionierte Mitarbeiter für einzelne Aufgabenstellungen wieder ins Arbeitsleben zurückholt. Eine tolle Idee. So wie heute die elektronische Lohnabrechnung eine Selbstverständlichkeit ist, ist es nur eine Frage der Zeit, wann Papierakten im Personalwesen abgelöst werden. Dabei muss man ja nicht sofort mit der „Tür ins Haus“ fallen und jeden Prozess oder Ablauf sofort auf digital umstellen.

Schon eine Basisimplementierung einer digitalen Personalakte über die Anwendungsbereiche Ablegen, Archivierung und Recherchieren bringt eine vereinfachte Aktenpflege und raschen Zugriff auf Informationen mit sich. In einem nächsten Schritt kann die bestehende Basisversion erweitert werden. Beispielsweise durch eine dokumentenbezogene Fristenüberwachung oder die Ablöse von manuell gepflegten Check- und Prüflisten. Geht man noch einen Schritt weiter, lässt sich die digitale Personalakte zum zentralen Sammelpunkt von Personalinformationen ausbauen. Mitarbeiterbezogene Aufzeichnungen wie unter anderem aus dem Fuhrparkmanagement können genauso in der Personalakte vermerkt werden, wie die Ausgabe von Sach- und Betriebsmitteln. Dies führt zu standardisierten, schnelleren Prozessen und das mehrfache Speichern von personenbezogenen Daten entfällt.

PotentialeDigitalePersonalakte

Blick in die Zukunft

Heute kann niemand klar vorhersagen, wohin die Reise gehen wird. Gewiss ist jedoch, dass immer mehr Informationen digitalisiert werden, auch im Personalbereich.