Die E-Rechnung an die Republik Österreich – ab Jänner 2014 ein Muss!

Der Jahreswechsel bringt stets Änderungen mit sich, und ab 1. Jänner 2014 gibt es für die Lieferanten des Bundes der Republik Österreich und der BBG eine ganz gravierende, denn mit diesem Datum werden von der Republik Österreich keine Papierrechnungen mehr akzeptiert.

Wen betrifft die neue Regelung?

Betroffen sind ausnahmslos alle Dienststellen des Bundes, also zum Beispiel Ministerien, Botschaften, Polizei, Gerichte und Bundesschulen, das Bundesheer uvm. Es kommt dabei nicht auf die Höhe der Rechnung an – auch bei sehr kleinen Beträgen werden nur mehr elektronische Rechnungen akzeptiert.

Auf welche Art und Weise kann die elektronische Rechnung erstellt werden?

Dafür stehen den Lieferanten der Republik mehrere Wege offen. Die Rechnung kann beispielsweise manuell über ein Webformular eingebracht werden, über ein Word-Plug-In, über ein Webservice, durch einen externen Dienstleister oder durch den Upload der E-Rechnung im offiziellen österreichischen (.xml) Format ebInterface auf https://www.erb.gv.at/. Die komfortabelste Variante ist sicherlich die zuletzt erwähnte. Der große Vorteil liegt darin, dass die Rechnung direkt aus einer entsprechenden Software generiert werden kann. Dadurch werden Fehlerquellen minimiert und der zeitliche Ablauf optimiert.

Noch einige wichtige Hinweise dazu:

Preise müssen netto fakturiert werden, eine Lieferantennummer ist zwingend erforderlich, um dem Bund die korrekte Zuordnung zu ermöglichen. Leider kann aus historischen Gründen ein Unternehmen mehrere Nummern haben. Die Bankverbindung muss mit IBAN und BIC angegeben werden, die UID ist ebenso erforderlich. Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, ist auch die UID der Dienststelle, an die die Lieferung erfolgte, anzugeben. Weitere wichtige Daten sind die Auftrags- oder Bestellnummer sowie die Einkäufergruppe jener Dienststelle, die die Rechnung fachlich zu überprüfen hat. Die entsprechenden Daten gibt es im Internet, die erwähnte Auflistung finden Sie unter https://www.erb.gv.at/index.jsp?p=info_department

Eine Randbemerkung: Das Thema ist in Wirklichkeit nicht neu, denn schon seit 2011 haben die Verantwortlichen permanent auf die Rechnungsumstellung mit Jänner 2014 hingewiesen. Dennoch wurden viele IT-Systeme bisher nicht angepasst. WoAx-IT hat allerdings die Zeichen der Zeit rechtzeitig erkannt und die Möglichkeit zur einfachen Erstellung von E-Rechnungen an die Republik Österreich in das beliebte und bewährte Büroprogramm EasyFirma eingearbeitet. WoAx-IT wurde auch seitens der Wirtschaftskammer Österreich offiziell für das neue Format ebInterface zertifiziert und ist somit für die neuen Herausforderungen bestens gerüstet.

Weitere Infos unter http://www.woax-it.com/elektronische-rechnung/erb-bund